Sistema para academia, 5 motivos que o tornam indispensável

Sistema para academia, 5 motivos que o tornam indispensável

Muitos gestores optam por não utilizar um sistema para academia especifico, criado para isso, o mais comum é gestores que utilizam planilhas, papel e caneta, ou sistema arcaicos, que ou não são voltados para para academia (apenas fazem controle de acesso e lançamento de plano) ou usam um sistema desktop, antigo, sem recursos atualizados, e em ambos os casos, é praticamente o mesmo que não ter um sistema. Neste artigo vamos comentar sobre 5 motivos que tornam indispensável o uso de um bom e moderno sistema para academia.

Sistema para academia

1 AGREGA VALOR A SUA ACADEMIA

Você já deve ter visto na televisão ou em outdoors propagandas, onde sequer é oferecido o produto, apenas é exibido o produto e a marca, um dos percussores desse gênero de propaganda é a coca-cola, você a vê em todo lugar, mas dificilmente com alguma texto do tipo “Compre, Beba porque é bom, Promoção e etc..”,  isso se chama branding marketing, em nosso post sobre marketing para academias, esse conceito é explicado em mais detalhes, mas ele serve basicamente para agregar valor e peso a marca,  apenas cito ele nesse momento, para deixar claro que nem sempre é necessário você comprar novos equipamentos ou oferecer novas modalidades de modo a melhorar a visibilidade da sua empresa e peso da marca, existem diversas formas de fazer isso, e um bom sistema para academia, tem que te ajudar nessa missão.

Também é importante ressaltar, que nem sempre aumentar a quantidade de alunos é a única solução para melhorar seus indicadores, se você melhorar o peso e visibilidade da sua marca e empresa, pode facilmente aumentar seu ticket médio, através de um aumento no valor dos seus planos.

Abaixo alguns exemplos de como aumentar a visibilidade da marca e o ticket médio através de um sistema para academia.

Aplicativo para o aluno: Se você ou o seu sistema para academia atual, não possui um aplicativo de celular já integrado com seu sistema de administrador, é hora de se preocupar, seu concorrente do lado provavelmente já tem ou vai adquirir em breve, e vai poder com propriedade cobrar uma mensalidade maior que você, tendo equipamentos iguais ou até inferiores, pois hoje em dia as pessoas vivem com o celular na mão, e os clientes do seu concorrente vão interagir com a academia deles todos os dias através do aplicativo, até quando não vão treinar.

Ele vai abrir seu WhatsApp e no caminho vai ver o aplicativo da academia, irá ver postagens de notícias da academia, ele vai no nutricionista e invés de levar uma folha de papel com as avaliações físicas que ele já tem, vai mostrá-las dentro do aplicativo. Vai exibir seu treino e as modalidades  que ele participa para amigos do colégio, faculdade, trabalho.  Dessa forma o aluno do seu concorrente vai estar divulgando a academia do seu concorrente de forma gratuita, e com o método de divulgação mais eficaz de todos os tempos, que é a divulgação “boca a boca”.

Foto de um cliente do Fitastic divulgando seu aplicativo para seus alunos.

Sistema para academia

 

Campanhas automatizadas: Como você gestor se sentiria se o seu dentista ou médico lembra-se do seu aniversário, das suas metas pessoais e conversasse com você sobre elas? tenho certeza que iria ficar muito satisfeito.

Assim como é bastante comentando neste post sobre fidelização de clientes , relacionamento com o cliente é muito importante, mas infelizmente é humanamente impossível lembrar de todos e entrar em contato com todos. Para isso um bom sistema para academia, te provê módulos automatizados de campanha, que dê forma inteligente vão disparar SMS quando o contrato do seu aluno for renovado, quando ele fizer aniversário e até mesmo quando ele faltar um determinado número de dias.

Ah! mas o meu aluno vai saber que trata-se de um sistema que faz o disparo de forma inteligente e automática!

A maioria não, e os que souberem, certamente vão ficar ainda mais felizes, pois sabem que você investiu dinheiro para fazê-los se sentirem bem atendidos. E isso agrega ainda mais valor a sua empresa, pois com certeza vai gerar comentários no ciclo social do seu aluno,  deste tipo: “Minha academia está em outro nível, eu recebo até sms no meu aniversário, ou quando atraso um pagamento”.

Você erra menos: Um sistema para academia de alta performance, irá lhe prover uma série de relatórios gerenciais, que não só vão te ajudar a tomar decisões de forma embasada, com dados e propriedade, como também vai mitigar ou extinguir erros na sua administração, erros que podem te custar dinheiro ou até mesmo o cliente. Vamos falar sobre alguns deles.

Relatório de treinos a vencer e vencidos: Saiba quando o treino de um determinado aluno está vencendo ou vencido. Um dos principais erros dos gestores é negligenciar a atualização de treino do aluno, antecipe a frustração do cliente que é não ter resultado por longos períodos sem troca de treino, acabe com a monotonia da rotina de treino do seu cliente, este relatório irá te mostrar o nome do aluno e quantas sessões falta pro treino dele acabar, ou quando sessões atrás ele já acabou.

Relatório de evasão, adesão, falantes e outros: saiba quantos e quais clientes você perdeu ou adquiriu em um período, saiba quais clientes estão faltando e muito mais, um sistema para academia tem diversos relatórios para te ajudar a não cometer erros de gestão e abrir seus olhos para informações importantíssimas. Inclusive quero citar um case interessante de um relatório pouco conhecido e que aumentou o faturamento de um cliente do Fitastic em aproximadamente 15% de um mês para outro.

Certeza vez em uma visita de rotina a uma academia que utiliza o sistema Fitastic, eu perguntei ao administrador, como estava a gestão dele, se já tinha notado o progresso, pois anteriormente ele utilizava um sistema que basicamente só controlava a catraca (um desses sistemas arcaicos) e não possui nada de gestão e apoio, e o mesmo havia trocado pelo Fitastic recentemente, para ter as funcionalidades de um sistema para academia de alta performance. Ele logo me respondeu o seguinte:

No meu primeiro acesso a aba de relatórios, já identifiquei um erro imenso que estava cometendo a meses, criei um plano com 25% de desconto, para alunos que fizessem um contrato trimestral, e estava praticando isso a meses, porém ao acessar o relatório de clientes por contrato eu percebi que dos meus 117 contratos deste tipo ativos, mais de 90% eram alunos de longa data, fiz questão de olhar o histórico de vários e mobilizar minha equipe para uma análise profunda. Chegamos a conclusão que o plano com 25% de desconto, NÃO ATINGIU seu objetivo, que era fidelizar os clientes novos, apenas me deu o prejuízo de 25% em mensalidades que já eram certas, de alunos que já estavam comigo por longa data e a probabilidade de evasão já era praticamente extinta

2 SISTEMA PARA ACADEMIA É SINÔNIMO DE ORGANIZAÇÃO E SUCESSO.

Você conhece alguma academia ou empresa que seja bem sucedida e não utilize um sistema? é praticamente impossível. Mesmo em um mundo fictício, onde você não possui-se concorrentes, ainda deixaria de atender  bem seus clientes, pois sem um sistema, a organização fica comprometida e você literalmente fica perdido na gestão.

Diversas planilhas, cadernos e anotações são necessárias para o gestor sem um sistema, gerando uma margem de erro muito alta. Afinal ninguém consegue abrir 5 arquivos diferentes toda hora e lembrar de manualmente atualizar todos eles, e salvar com a versão, para saber quais estão atualizados e quais não estão e ainda estar compartilhando os acessos e atualizações dessas planilhas com outras pessoas da sua equipe. Sem contar que pode perder ela por problemas técnicos, vírus, hacker e etc.., e nesse caso, o que acontece com as informações dos seus alunos? do seu financeiro?

Segundo Cury (2003) um dos principais critérios de sucesso para uma organização é a flexibilidade, que no ambiente de uma empresa pode ser interpretada como forma prática e rápida de reagir as adversidades da sua operação, sem comprometer seu planejamento e organização atual.

Fazendo uma analogia com uma situação  bem comum das academias. Imagine que você tem uma planilha que controla quando começa e termina o plano de cada aluno, ou um sistema antigo, que faz o mesmo. Quando um aluno pede para trancar a matricula por uns dias, devido a uma viagem, o que você faz?

Opção A): Uma nova planilha para matriculas trancadas. (ganhando mais um filho para criar, uma nova planilha e mais trabalho e margem de erro)

Opção B): Uma coluna a mais na planilha atual.  (sujando todo o modo de visualização e organização da planilha atual)

Opção C): Post it, anotações em papel, confiar na memória ou coisas do tipo.

Opção D): Responde seu cliente dizendo que NÃO efetua tranca de matrícula. (Deixando ele se sentir insatisfeito e no prejuízo.)

Todas são péssimas ideias, e é como uma bola de neve, sempre vão aparecer situações assim no dia-a-dia do gestor e cada vez a gestão tende a ficar mais complexa e ineficaz.

Ao utilizar um sistema para academia, com dois cliques é possível suspender o contrato e ele voltará a valer, quando o aluno voltar de viagem.

Este foi apenas um exemplo de muitos que podem ser dado, para deixar claro a flexibilidade que um bom sistema para academia oferece, e planilhas e sistemas antigos não.

3. A SIMPLICIDADE QUE UM SISTEMA PARA ACADEMIA OFERECE.

Certa vez meu professor de física disse a seguinte frase “Não existe nada naturalmente complexo, o que existe é um conjunto de coisas simples, não entendidas, que a tornam complexa“. Por vezes sua organização vai parecer complexa demais, e você naturalmente vai optar por não mensurar ou aferir algumas coisas, para diminuir essa complexidade da gestão. Como exemplo, eu uso as academias que não utilizam um módulo de agenda e controle de presença automatizado.

Pesquisas recentes da ACAD (Associação Brasileira de Academias) deixam claro que o principal motivo de evasão do cliente é a falta de resultado, e ele vai atribuir isso a academia.

Mas e se você tiver um relatório de presença desse aluno para mostrar a ele que os resultados dele não vêem devido a muitas faltas? o gestor pode até usar isso pra antecipar a frustração do aluno e mitigar a evasão, através de um plano de ação e motivação com o aluno.

Um bom sistema para academia, vai facilitar toda sua operação, desde o controle financeiro até o gerenciamento de agendas, CRM e etc.., não tenha medo de aprender a utilizar um sistema para academia, a curva de aprendizagem geralmente é bem pequena, e é um esforço que vale muito a pena.

4. VOCÊ GANHA TEMPO, E TEMPO É DINHEIRO.

Vou citar aqui outro case de um gestor que utiliza o Fitastic, ao visitar sua academia, na rotina de pós-venda, reparei que ele estava criando um treino pelo sistema, bem na hora que eu havia chegado. Aproveitei a oportunidade para ver quanto tempo ele demorava para criar o treino, e ainda disse “Pode terminar, eu espero”, ele levou algo em torno de 3 minutos para criar um treino e em seguida me deu um depoimento.

Antes, eu tirava a tarde de sábado para fazer as prescrições de treino dos meus alunos, eu demorava em torno de 3 horas, e ainda sempre acabava esquecendo de alguém, ou não fazendo um treino bem completo, pois eu usava as fichas e não tem todos os exercícios nelas, e ficar escrevendo por cima é muito trabalhoso e vira uma bagunça na ficha. Agora com o Fitastic, eu consegui diminuir para 30 minutos semanais, e por ser tão prático, eu nem reservo mais meu sábado a tarde, faço durante a semana quando vejo que tem uma janela de horário.

Se você calcular a hora técnica desse gestor com o tempo que economizou na criação de treino, só esse valor já pagaria a mensalidade de um bom sistema para academia…., fora as outras dezenas de benefícios que um sistema para academia traz consigo, como os módulos de avaliação física, que são extremamente simples, e te poupam o tempo de calcular manualmente.

5 NÃO FICAR PARA TRÁS

Muitas pessoas passam o ensino básico e médio inteiro se perguntado “porque eu preciso estudar história e saber que ocorreu uma depressão econômica nos EUA em 1929“, alguns se questionam até na vida adulta sobre isso, e a resposta é extremamente simples: para usar a história de referência e não cometer os mesmo erros, e ser capaz de melhorar em cima do que foi aprendido. O complexo sistema financeiro norte americano, a bolsa de valores e etc.., são mecanismos provenientes de muito aprendizado e evolução histórica.

Mas o que isso tem a haver com sistema para academia?

Os sistemas para academia, são a evolução histórica da gestão de academias, um bom sistema para academia tem consigo agregado não apenas módulos funcionais que vão fazer as operações pra você (financeiros, relatórios, treinos e etc..), mas também o conhecimento de boas práticas.

É bem comum gestores com formação em educação física, que não conhecem conceitos de financeiro, entrarem em contato conosco para questionar algo sobre os relatórios financeiros do Fitastic, e acabarem aprendendo com nossos especialistas, conceitos muito importantes e indispensáveis para a gestão financeira.

O ponto que eu quero chegar é : um sistema para academia vai te ensinar boas práticas, e até lhe mostrar como a maioria das academias bem sucedidas trata determinados processos.

Certa vez perguntei a um consultor de gestão para academias, que é meu amigo pessoal,  qual é a primeira coisa que alguém fala quando procura sua consultoria? Eu já imaginava a resposta, só queria a comprovação, pois ele atua a 20 anos no mercado e é uma referência. Então ele respondeu:

Posso te dizer que 8 de 10, começam dizendo que procuram minha consultoria porque estão perdendo muitos clientes, geralmente porque abriu um concorrente próximo. Logo eu começo a pedir alguns relatórios e indicadores da academia desse meu cliente, e a resposta é sempre a mesma: “não tenho essas informações, a maioria eu nem sabia que existia”. Dessa forma eu identifico que o problema principal de gestão dele, é não ter um sistema para academia, que vai fornecer todos esses relatórios e indicadores, o gestor não sabe como está a saúde do seu negócio, não tem como resolver um problema sem o conhecer em detalhes antes.

 

Atenciosamente

Douglas

Fitastic – Sistema de gestão para academias.

www.fitastic.com.br

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